Du registre papier au cimetière numérique
Vos registres papier contiennent des années d’informations précieuses sur votre cimetière. ServiCime vous aide à les retrouver facilement dans un logiciel de gestion moderne.
Notre équipe peut prendre en charge la reprise de vos données, depuis l’étude de vos registres jusqu’à leur intégration dans le logiciel.
Vous conservez vos documents d’origine et profitez d’informations organisées, consultables et reliées entre elles.
Il est lourd, un peu abîmé, et personne n’ose trop le manipuler. Il contient pourtant la mémoire du cimetière : noms, dates, emplacements, parfois des annotations de plusieurs agents successifs. Chaque recherche demande de tourner des pages en espérant tomber sur la bonne. Et si le registre se détériorait, il n’y aurait pas de seconde copie.
Commencer petit, commencer par ce qui sert
Inutile de reprendre l'intégralité de vos anciens registres avant de commencer à utiliser ServiCime.
Vous pouvez avancer progressivement, en privilégiant les concessions les plus actives, les secteurs les plus consultés ou les années récentes.
Le reste peut être intégré au fil du temps, notamment pendant les périodes plus calmes. Chaque fiche créée devient immédiatement utile à la gestion quotidienne.
Du registre à la fiche
Une ligne d'un registre contient souvent plusieurs informations : un nom, une sépulture, une référence de concession ou une date.
Dans ServiCime, ces éléments peuvent être organisés en fiches distinctes et reliées : personnes, emplacements et concessions.
À partir d'un nom, vous pouvez ainsi retrouver les informations associées. C'est toute la différence entre une simple photographie du registre et des données réellement exploitables.
Vos archives prennent une nouvelle dimension
Les registres de cimetière constituent une mémoire précieuse pour votre commune. Avec ServiCime, les informations qu’ils contiennent deviennent plus faciles à retrouver, à consulter et à exploiter au quotidien.
La numérisation permet de faire vivre ces informations : elles ne restent plus uniquement dans les registres, elles deviennent accessibles en quelques clics.
Actes, photographies et documents peuvent également être associés directement aux fiches des concessions, des emplacements ou des défunts. Vous constituez ainsi une documentation numérique organisée, accessible aux personnes autorisées.
Selon l’ampleur de vos registres, plusieurs approches sont possibles. Nous les examinons ensemble lors du premier échange, en tenant compte de votre disponibilité et de l’état des documents.
Vos registres papier conservent toute leur valeur, mais retrouver une information peut demander du temps et plusieurs vérifications. ServiCime facilite le travail quotidien en rendant les données reprises plus accessibles, sans remplacer vos archives originales.
Notre registre est abîmé et fragile : peut-on le photographier plutôt que le manipuler ?
Oui. Des photographies suffisamment nettes ou des scans peuvent servir de point de départ à la reprise des informations.
Nous vérifions leur lisibilité et déterminons la méthode de traitement adaptée à l’état de vos documents.
Vos registres originaux restent conservés par la commune.
Nous avons plusieurs registres successifs, présentés différemment : est-ce un obstacle ?
Non. Les registres peuvent être étudiés et traités progressivement, même lorsque leur présentation varie selon les périodes.
Notre équipe organise les informations pour permettre leur intégration dans ServiCime.
Lorsque deux sources présentent des informations contradictoires, nous les signalons à la commune plutôt que de choisir arbitrairement.
Peut-on commencer avec quelques pages seulement ?
Oui. Vous pouvez commencer par les registres les plus récents, les concessions les plus consultées ou une partie de votre cimetière.
Chaque fiche intégrée devient utilisable dans ServiCime. Vous pouvez ensuite compléter progressivement les informations.
Qui s’occupe de la saisie des registres ?
C’est généralement notre équipe qui prend en charge la reprise des informations.
Si votre commune préfère effectuer elle-même une partie de la saisie, c’est également possible. Nous vous indiquons alors comment organiser les données pour permettre leur importation.
La méthode de travail est définie ensemble, en fonction de vos registres et de votre organisation.
Combien de temps faut-il pour numériser un registre ?
Cela dépend du nombre de pages, de leur lisibilité, de la quantité d’informations et de l’état des documents.
Nous étudions vos registres avant de vous proposer une méthode de reprise, un calendrier prévisionnel et un devis adapté.
Vous connaissez ainsi les étapes et les conditions de la prestation avant de vous engager.
Pour savoir si le fonctionnement de ServiCime correspond à vos besoins, vous pouvez demander à voir une recherche, une concession et un emplacement sur le plan. Contactez-nous pour organiser cet échange.